Πολιτικη Διαχειρισης Αναφορων

ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

(WHISTLEBLOWING POLICY)

 

  1. Εισαγωγή

Η MΥΛΟΙ ΚΡΗΤΗΣ Α.Ε (εφεξής “Εταιρεία”) δεσμεύεται να διεξάγει επιχειρηματικές δραστηριότητες με υπευθυνότητα, διαφάνεια, ακεραιότητα και μηδενική ανοχή σε παράνομες, ανήθικες και αντιδεοντολογικές πράξεις. Στόχος μας είναι η δημιουργία και διατήρηση νοοτροπίας διαφάνειας εντός της Εταιρείας, που θα προάγει την εμπιστοσύνη αλλά και το αίσθημα ασφάλειας στα άτομα που συνεργάζονται ή συναλλάσσονται μαζί μας, τα οποία, χωρίς τον φόβο αντιποίνων, θα έχουν τη δυνατότητα να αναφέρουν στα κατάλληλα όργανα τυχόν υποψίες ή προβληματισμούς σχετικά με πιθανές παραβιάσεις της νομοθεσίας.

Η παρούσα Πολιτική Διαχείρισης Αναφορών καταγράφει τη διαδικασία υποβολής, παραλαβής και διαχείρισης των αναφορών, σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν.4990/2022, με στόχο τον εντοπισμό τυχόν παρατυπιών, παραλείψεων ή αξιόποινων πράξεων στις εργασίες της Εταιρείας και την προστασία των προσώπων που αναφέρουν σχετικές παραβιάσεις.

Καθίσταται σαφές ότι τέτοιες αναφορές πρέπει να είναι αυτόβουλες, καλόπιστες και να μην αποβλέπουν σε οιοδήποτε αντάλλαγμα από την πλευρά της Εταιρείας, το οποίο εξορισμού αποκλείεται.

  1. Πεδίο εφαρμογής

Η παρούσα πολιτική απευθύνεται σε όσους εκτελούν εργασίες ή σχετίζονται με την Εταιρεία, όπως:

  • Εργαζόμενοι με πλήρη ή μερική απασχόληση, προσωρινοί ή μόνιμοι, ενεργοί ή συνταξιούχοι καθώς και υποψήφιοι εργαζόμενοι
  • Μη μισθωτοί, εξωτερικοί συνεργάτες και σύμβουλοι απασχολούμενοι με οποιαδήποτε σχέση
  • Εργολάβοι, υπεργολάβοι καθώς και πρόσωπα που τελούν υπό την εποπτεία και τις οδηγίες τους
  • Προμηθευτές
  • Μέτοχοι και μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου
  • Τρίτα πρόσωπα που συνδέονται με τους αναφέροντες και μπορεί να υποστούν αντίποινα σε εργασιακό πλαίσιο, όπως συνάδελφοι ή συγγενείς των αναφερόντων.
  1. Παραβίαση

Ως «παραβίαση» νοείται οποιαδήποτε επικίνδυνη, ανήθικη, αντιδεοντολογική ή παράνομη πρακτική που λαμβάνει χώρα στη σφαίρα ευθύνης της Εταιρείας ή στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων της Εταιρείας και δημιουργεί κίνδυνο. Οι παραβιάσεις μπορεί να αφορούν το παρελθόν, το παρόν ή το μέλλον και μπορεί να έχουν συμβεί εντός ή εκτός της Ελλάδας. Οι παραβιάσεις μπορεί να περιλαμβάνουν (ενδεικτικά και όχι περιοριστικά):

  • Κλοπή
  • Απάτη
  • Διαφθορά
  • Εκφοβισμό
  • Ανάρμοστη συμπεριφορά
  • Κάθε είδους παρενόχληση (π.χ. σεξουαλική)
  • Κατάχρηση Εξουσίας
  • Άσκηση Επιρροής
  • Κατάχρηση περιουσιακών στοιχείων
  • Παραβίαση του τραπεζικού απορρήτου
  • Παραπλανητική παρουσίαση δεδομένων
  • Παραβίαση των πολιτικών της Εταιρείας
  • Παραβίαση του νομοθετικού πλαισίου που διέπει την Εταιρεία
  • Δωροδοκία
  • Άλλη μη ηθική συμπεριφορά
  1. Προστασία

Η Εταιρεία δεσμεύεται να απόσχει από οιαδήποτε ενέργεια δυσμενούς μεταχείρισης των ατόμων που προβαίνουν σε καλόπιστες αναφορές στο πλαίσιο του Ν. 4990/2022 και της παρούσας Πολιτικής. Κανένα μέτρο δεν θα ληφθεί εναντίον ατόμου που υποβάλλει καλόπιστη αναφορά, ακόμη και αν ο προβληματισμός που εγείρεται με την καταγγελία δεν επιβεβαιωθεί ως υπαρκτός από μεταγενέστερη έρευνα. Δυσμενή μεταχείριση και μη αποδεκτά αντίποινα μπορεί να συνιστούν τα ακόλουθα, ενδεικτικά και όχι περιοριστικά:

  • Καταγγελία σύμβασης εργασίας
  • Μη ανανέωση σύμβασης εργασίας ορισμένου χρόνου
  • Υποχρεωτική μετακίνηση του αναφέροντος σε άλλη θέση ή παράλειψη μετακίνησής κατόπιν αιτήσεώς του/της
  • Δυσανάλογος περιορισμός ή διεύρυνση των καθηκόντων του αναφέροντος ή δυσμενής αλλαγή του αντικειμένου εργασίας του
  • Άρνηση ευκαιριών και εκπαίδευσης
  • Αποκλεισμός από εταιρικά προνόμια
  • Λεκτική ή γραπτή παρενόχληση ή εκφοβισμός

Σε περίπτωση που ο αναφέρων θεωρήσει ότι έχει υποβληθεί σε οποιαδήποτε αντίποινα ως αποτέλεσμα αναφοράς στο πλαίσιο αυτής της πολιτικής, θα πρέπει να ειδοποιήσει αμέσως τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α).

  1. Εμπιστευτικότητα

Η Εταιρεία δεσμεύεται να προστατεύει την ανωνυμία του αναφέροντος και να μην προβεί σε ενέργειες που μπορεί να αποκαλύψουν την ταυτότητά του, με εξαίρεση τις περιπτώσεις που η αποκάλυψη της ταυτότητας του αναφέροντος πραγματοποιείται σε συμμόρφωση με διάταξη ή διαταγή δικαστικής ή άλλης αρμόδιας Αρχής, στο πλαίσιο διερεύνησης της υπόθεσης.

Η διατήρηση και η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα πραγματοποιούνται σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία για την προστασία των προσωπικών δεδομένων.

  1. Ανώνυμες αναφορές

Η Εταιρεία δεν ενθαρρύνει την ανώνυμη υποβολή αναφορών. Οι ανώνυμες αναφορές δυσχεραίνουν τη διερεύνηση της βασιμότητάς τους, λόγω της δυσκολίας παροχής στοιχείων από έναν ανώνυμο καταγγέλλοντα (π.χ. συνομιλία, συνάντηση για την παροχή διευκρινίσεων κατά τη διάρκεια της διερεύνησης), όπως επίσης και της αξιολόγησης της αξιοπιστίας της αναφοράς. Οι υποβαλλόμενες ανώνυμες αναφορές εξετάζονται ανάλογα με το βαθμό τεκμηρίωσής τους και τη δυνατότητα εντοπισμού της μη σύννομης ενέργειας που περιγράφουν.  Ωστόσο, η Εταιρεία δεσμεύεται να λαμβάνει υπόψη  ανώνυμες αναφορές και να τις διερευνά, κατά το δυνατόν, ενδελεχώς.

  1. Υπεύθυνος Αναφορών Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών

Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ) μπορεί να είναι εργαζόμενος της Εταιρείας ή τρίτο πρόσωπο, το οποίο δεν έχει τα κωλύματα που προβλέπει ο νόμος. Η ιδιότητα του μέλους του ΔΣ ή του νομικού συμβούλου της εταιρείας δεν αποτελεί ασυμβίβαστο για τη θέση του ΥΠΠΑ, στο μέτρο που δεν επηρεάζει την ανεξαρτησία του και δεν οδηγεί σε σύγκρουση συμφερόντων σε σχέση με τα καθήκοντα του ως ΥΠΠΑ.

Υπεύθυνη Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ) έχει ορισθεί η Δικηγόρος Χανίων Χριστιάνα Β. Τσιγάλογλου (Α.Μ/Δ.Σ.Χ. 328)

  1. Υποβολή αναφοράς

Προκειμένου να διευκολυνθεί η διερεύνηση και η ορθή αξιολόγηση της εκάστοτε υπόθεσης, η αναφορά συνίσταται  να περιλαμβάνει τα συγκεκριμένα γεγονότα που δημιουργούν τους προβληματισμούς/υποψίες παραθέτοντας ονόματα, ημερομηνίες, έγγραφα και τοποθεσίες.

Οι αναφορές υποβάλλονται στην ορισθείσα Υπεύθυνη Αναφορών Δικηγόρο Χανίων Χριστιάνα Β. Τσιγάλογλου,  με τους εξής τρόπους:

(α) Στα τηλέφωνα +302821050245, +306945398348

(β) Με επιστολή, στη διεύθυνση: Μπονιαλή 21-25, 73134 Χανιά, με την ένδειξη στον φάκελο «ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ ΠΡΟΣ Υ.Π.Π.Α. ΜΥΛΟΙ ΚΡΗΤΗΣ»

(γ) Με email στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου info@hanialaw.gr  με θέμα του email      «ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ ΠΡΟΣ Y.Π.Π.Α. ΜΥΛΟΙ ΚΡΗΤΗΣ».

Επιπλέον, μπορείτε να προβείτε σε αναφορά αυτοπροσώπως, κανονίζοντας συνάντηση με την Υπεύθυνη Αναφορών χρησιμοποιώντας  τα παραπάνω στοιχεία επικοινωνίας.

  1. Διαδικασία διαχείρισης και διερεύνησης της αναφοράς

Ο ΥΠΠΑ επιβεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς στον αναφέροντα εντός επτά (7) ημερών. Στη συνέχεια ελέγχει κατά πόσο η αναφορά  βρίσκεται εκτός του πεδίου εφαρμογής της παρούσας πολιτικής, οπότε και τίθεται στο αρχείο με αιτιολογημένη πράξη του ΥΠΠΑ. Οι λόγοι πιθανής αρχειοθέτησης και μη περαιτέρω διερεύνησης θα γνωστοποιούνται γραπτώς στον αναφέροντα και θα αφορούν περιπτώσεις όπου λ.χ. οι φερόμενες πράξεις δεν εμπίπτουν στον ορισμό της παραβίασης, το ζήτημα έχει ήδη επιλυθεί κοκ.

Περαιτέρω, ο ΥΠΠΑ θα ενημερώνει το Διοικητικό Συμβούλιο για την αναφορά και τους λόγους αρχειοθέτησής της. Οι αναφορές θα εξετάζονται με δέουσα επιμέλεια, αμερόληπτη κρίση και αντικειμενικότητα. Μετά τον παραπάνω προκαταρκτικό έλεγχο, ο ΥΠΠΑ ενημερώνει άμεσα τον Διευθύνοντα Σύμβουλο της Εταιρείας και συστήνεται τριμελής ad hoc Επιτροπή Διαχείρισης Αναφοράς, αποτελούμενη από ένα διευθυντικό στέλεχος (κατά προτίμηση σχετικό με το τμήμα όπου εντοπίζεται η παράβαση), τον ΥΠΠΑ και ένα μέλος (ακόμα και εξωτερικό) που ορίζει ο Διευθύνων Σύμβουλος. Εξυπακούεται πως στην Επιτροπή δεν συμμετέχει πρόσωπο που κατονομάζεται στην αναφορά, είτε ως υπαίτιος, είτε ως συνεργός, είτε ως μάρτυρας. Ο ΥΠΠΑ μπορεί να διατηρεί επικοινωνία με τον αναφέροντα καθ’ όλη τη διάρκεια της έρευνας, να ζητάει διευκρινήσεις ή πρόσθετες πληροφορίες ή τη συνδρομή του. Η Επιτροπή εξετάζει με διακριτικότητα και εχεμύθεια τα καταγγελλόμενα περιστατικά, χωρίς να λαμβάνει γνώση της ταυτότητας του αναφέροντος. Η πρόσβαση τρίτων στα στοιχεία της αναφοράς είναι περιορισμένη, ήτοι η αναφορά και τα κρίσιμα γεγονότα που παρουσιάζει γνωστοποιούνται στον απαιτούμενο βαθμό και μόνο στα πρόσωπα που κρίνονται απαραίτητα για τη διεξαγωγή της έρευνας, τα οποία δεσμεύονται προηγουμένως, και εκ των καθηκόντων τους, να τηρούν τους κανόνες εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας. Οι συμμετέχοντες καθ’ οιονδήποτε τρόπο στην έρευνα (άλλοι εργαζόμενοι που καλούνται να συμβάλουν λόγω της θέσης, των καθηκόντων και των γνώσεων τους) οφείλουν να συνεργάζονται αρμονικά και ουσιαστικά με σκοπό την επίλυση του καταγγελθέντος περιστατικού. Με το πέρας της διερεύνησης, η Επιτροπή εισηγείται σχετικώς στο Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας, προκειμένου να κλείσει η υπόθεση (εάν κριθεί πως η αναφορά είναι ουσιαστικά αβάσιμη) ή να ληφθούν τα κατάλληλα εσωτερικά διορθωτικά μέτρα ή να λάβουν χώρα οι νόμιμες ενέργειες προς τις αρμόδιες αρχές. Τα μέτρα μπορούν να περιλαμβάνουν (ενδεικτικά και όχι περιοριστικά): (α) επιπλέον εκπαίδευση εργαζομένων και συνεργατών, (β) εγκαθίδρυση νέων δικλίδων εσωτερικού ελέγχου, (γ) τροποποιήσεις σε υπάρχουσες πολιτικές και διαδικασίες, (δ) πειθαρχικές κυρώσεις συμπεριλαμβανομένης και της οριστικής απομάκρυνσης/ απόλυσης, (ε) δικαστικές ενέργειες.

Ο αναφέρων θα ενημερώνεται εντός 3 μηνών από την παραλαβή της αναφοράς του σχετικά με την πρόοδο της διερεύνησης, στο μέτρο του δυνατού και με τον ενδεδειγμένο τρόπο, λαμβάνοντας ιδίως υπόψη τυχόν δεσμεύσεις εμπιστευτικότητας που ισχύουν.

  1. Μητρώο Αναφορών

Ο ΥΠΠΑ τηρεί απόρρητο μητρώο με τις υποβληθείσες αναφορές και αρχείο με τα σχετικά έγγραφα, το οποίο παραδίδει στον επόμενο ορισθέντα ΥΠΠΑ. Στο μητρώο δεν έχουν πρόσβαση άλλα πρόσωπα, πλην των αρμοδίων διοικητικών και δικαστικών αρχών, εκτός εάν συντρέχει σοβαρός λόγος αποχαρακτηρισμού μιας υπόθεσης (πχ για λόγους προστασίας δικαιωμάτων τρίτων), και μόνο για τα στοιχεία που είναι αναγκαία και επαρκή για τη θεραπεία του συγκεκριμένου λόγου. Το μητρώο και το σχετικό αρχείο τηρείται για πέντε (5) έτη, εφόσον δεν συντρέχουν άλλοι νόμιμοι λόγοι για τη διατήρηση τους και σύμφωνα με τις λοιπές πολιτικές της Εταιρείας. Σε κάθε περίπτωση οι αναφορές αποθηκεύονται για εύλογο και αναγκαίο χρονικό διάστημα, προκειμένου να είναι ανακτήσιμες και να τηρηθούν οι απαιτήσεις του νόμου και πάντως μέχρι την ολοκλήρωση κάθε έρευνας ή δικαστικής διαδικασίας που έχει εκκινήσει ως συνέπεια της αναφοράς σε βάρος του αναφερομένου, του αναφέροντος ή τρίτων προσώπων.

  1. Ενημέρωση

Ο ΥΠΠΑ διασφαλίζει ότι όλοι οι εργαζόμενοι της Εταιρείας ενημερώνονται σχετικά με το περιεχόμενο της παρούσας πολιτικής. Η ενημέρωση γίνεται με κάθε πρόσφορο τρόπο και μέσω της ανάρτησης της παρούσας πολιτικής στην επίσημη ιστοσελίδα της Εταιρείας.

  1. Τροποποιήσεις

Η παρούσα πολιτική υπόκειται σε διαρκή αξιολόγηση της λειτουργικότητας της (ιδίως κατόπιν κάθε βάσιμης αναφοράς) και, εφόσον κριθεί αναγκαίο, θα προσαρμόζεται στις απαιτήσεις των νέων συνθηκών, θα τροποποιείται, επικαιροποιείται και αναθεωρείται, προκειμένου να βελτιώνεται συνεχώς η αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα της. Κάθε έκδοση θα καταργεί την επόμενη.